كيف تساعدك مهارات الاتصال في النجاح المهني والشخصي؟

مهارات الاتصال من أكثر المهارات استخدامًا بل والأكثر طلبًا في مكان العمل لكنها مهمة كذلك في الحياة الشخصية، وضرورية لكل الناس للبعد عن الأزمات والمشاحنات وسوء التفاهم سواء بين العميل والشركة أو بين الناس وبعضهم أو في البيت أو في كل مكان!

الخبر السعيد هو أن تلك المهارات يمكن تحسينها مع الوقت لكن يحتاج الأمر من الإنسان مجهودًا وقابلية لسماع الآخر والتحاور معه وفهم موقفه ووضع نفسك مكانه بالتأكيد، ولكي نتعرف على مهارات الاتصال بشكل جيد دعنا نبدأ أولًا بالكلام عن أنواع وأشكال الاتصال:

أنواع
طرق الاتصال

سواء كان فريقك أو كنت
تعمل عن بعد أو من قريب، ستجد أن هناك صور مختلفة للاتصالات داخل المؤسسة التي
تقوم بها أهمها:

التواصل
الشفهي: يتم فيه
مشاركة الأفكار من خلال الكلام، وتشمل الأمثلة على هذا النوع العروض التقديمية
والاجتماعات الفردية ومكالمات الفيديو.

التواصل
الكتابي: تتم فيه
مشاركة الأفكار والآراء عبر الكلمة المكتوبة، يمكن أن يكون ذلك من خلال رسائل
البريد الإلكتروني أو الملاحظات المكتوبة بخط اليد أو اللافتات.

التواصل
غير اللفظي: تتم فيه
مشاركة المعلومات دون استخدام الكلمات المكتوبة أو المنطوقة، تشمل الأمثلة تعبيرات
الوجه ونبرة الصوت ولغة الجسد والإيماءات.

الاستماع
النشط: على عكس
الأمثلة المذكورة أعلاه، فإن الاستماع النشط يدور حول تلقي المعلومات، عندما يستمع
شخص ما بنشاط، يبدأ في طرح أسئلة لفهم المعلومات بشكل أفضل.

كيف تحقق
الاتصال الفعال؟

الاتصال الفعال يعتمد على
الوضوح الذين يحققون الاتصال الفعال يستمعون دون التشويش على المتحدثين، ويسألون
للاستفسار لا للمقاطعة سواء بشكل لفظي أو غير لفظي.

وبغض النظر عن أسلوب
الاتصال، فإن التواصل الفعال ينطوي على التواصل مع الآخرين، تمامًا كرقصة يتناغم
فيها شريكان أو فريق كبير، وهنا نؤكد لك أن أقوى المهارات التي يمكنك الاستفادة
منها في عملية الاتصال هي المزامنة مع جمهورك، أن تفهم احتياجاته، أن تتأكد أن الرسالة
وصلت بالفعل وأن تسمع التعليقات وتستجيب لها، ولكي تحقق كل ذلك بالطبع ستحتاج إلى
بعض الممارسة.

كيف
تتواصل مع الآخرين بشكل أفضل؟

ليس هناك قيمة في توصيل أي
نوع من الرسائل، سواء كان مكتوبًا أو شفهيًا أو رسميًا أو غير رسمي، إذا لم تصل
الرسالة بوضوح.

يعد التواصل بإيجاز مع
الحفاظ على الاهتمام وتضمين كل ما يحتاج فريقك أو شريكك إلى معرفته مهارة عالية
المستوى، لكن يمكنك القيام بها على نحو جيد بهذه الطرق:

1.
ضع جمهورك في الاعتبار

من الطبيعي أن يكون جمهورك
أكثر اهتمامًا وتفاعلًا عندما تقوم بتخصيص اتصالاتك وفقًا لاهتماماتهم، إن إثارة
اهتمام الجمهور من خلال التحدث مباشرة إلى ما يهمهم سيثير بشكل طبيعي رغبتهم في
فهم المعلومات والتفاعل معها.

2.
اختصر في كلامك

حتى أكثر الجماهير الأكثر
تفاعلاً والتزامًا سوف يشعر بالملل في النهاية، وبالتالي يحميك من وصول الملل
إليهم أن تكون رسالتك بسيطة وموجزة ومن السهل فهمها وتذكرها.

3.
فكر في أفضل طريقة لإيصال رسالتك

إذا لم تكن المعلومات التي
تنقلها عاجلة، ففكر في إرسال بريد إلكتروني، وهذا مهم بشكل خاص لأن الاتصال
الكتابي يمنح جمهورك مزيدًا من الوقت لمراجعة الرسالة والتفكير فيها والمتابعة!

4.
لا تهمل عنصر المشاركة

إذا سبق لك أن عملت كمدرس
أو مدير أو مدرب، ستعرف أن هناك طرقًا قليلة أفضل لتوصيل المعلومات الجديدة
للجمهور، وهي مشاركتهم في تقديم المعلومات والشرح، لأن أفضل طريقة لفهم شيء أن
تعلمه لغيرك!

5.
استفد من التواصل وجهًا لوجه

يضيف التواصل وجهًا لوجه
طبقات متعددة من المعلومات إلى عملية التبادل، سواء بين شخصين أو مائتي شخص، وفي
كثير من الأحيان، يتم إنشاء نوع من التعاضد من خلال التواصل الشخصي والذي يصعب
تكراره في أي نوع آخر من أنواع الاتصال.

6.
عينك وسيلة فعالة أيضًا

إذا كنت تتساءل عما إذا
كانت رسالتك قد وصلت أم لا، فإن القليل من المقاييس توفر نفس القدر من التعليقات
التي يوفرها التواصل البصري، يمكنك بسهولة معرفة ما إذا كان الشخص الذي تتحدث إليه
يفهمك، أو أنه مشتت، أو قلق، أو مرتبك وهو ما يضيع الكثير منه في الاتصالات
الرقمية.

7.
اطلب تعليقهم

لست متأكدا من أنهم حصلوا
على رسالتك التي تريد وفهموها؟ أحد الأساليب الفعالة في مهارات الاتصال هو أن تطلب
من الأشخاص تكرار ما قلته لهم للتو وسؤالهم عنه، إذ يؤدي ذلك إلى تحسين عملية
الاحتفاظ بالمعلومات والفهم الفوري لها وتصحيح أي سوء تفاهم حاصل!

8.
اقرأ الإشارات غير اللفظية

هل تعلم أن التواصل غير
اللفظي يحتل نسبة أكبر في أي عملية تواصل؟ إذ هناك أنواع مختلفة من الإشارات غير
اللفظية، وعادة ما يكون التثاؤب والتململ والنظر يمينًا ويسارًا علامات واضحة على
أن جمهورك يفكر في شيء آخر غير ما تحاول إيصاله، وإذا لاحظت ذلك، فلا تأخذ الأمر
على محمل شخصي، لكن حاول أن تطلب منهم مشاركة ما يدور في أذهانهم، أو تلخيص النقاط
السابقة التي قلتها أو تأجيل الجلسة لوقت لاحق.

9.
قلل من عوامل التشتيت

إذا كنت تتحدث مع شخص ما
(أو مجموعة) وجهًا لوجه، فابتعد عن عوامل التشتيت عن طريق ترك الأجهزة الإلكترونية
غير الضرورية خارج المساحة، وجعل الحضور يقتصر على أولئك الذين يحتاجون إلى
التواجد فقط، وتجنب الجدولة في الوقت الذي من المرجح أن يركز فيه الأشخاص على شيء
آخر (مثل قبل نهاية اليوم مباشرة أو قبل الغداء مباشرة).

تحسين
مهارات الاتصال عبر الانترنت

يحل الاتصال عبر الإنترنت
محل المساحات المكتبية بسرعة باعتباره وسيلة إنجاز الأعمال اليوم خصوصًا مع فكرة
العمل عن بُعد، ونظرًا لأن التواصل عبر الإنترنت يمثل طريقة فريدة للتفاعل تحتاج
مجهودًا أكبر، فإليك بعض الأشياء التي يجب وضعها في الاعتبار:

1.
التزم بالحد الزمني

يمكن أن يكون التركيز على الاجتماعات
عبر الإنترنت أكثر صعوبة من الاجتماعات العادية، لأنها تشتمل على عوامل تشتيت
انتباه عدد غير محدود تقريبًا من الإعدادات، تأكد من أن الاجتماعات قصيرة ومباشرة،
وكن يقظًا بشكل خاص بشأن تقليل جلسات الأسئلة والأجوبة (المحتملة)، زإذا لزم
الأمر، يمكنك المتابعة من خلال طرق الاتصال الكتابية حفاظًا على وقت الجميع.

2.
انتبه للشخص الآخر

بشكل عام، الشخص الذي يقدم
العرض هو الشخص الوحيد الذي يمكنه إعطاء الاجتماع اهتمامه الكامل، خاصة عند العمل
من المنزل، لهذا افترض أن المشاركين لديهم متطلبات متعددة لاهتمامهم وقم بتنظيم
المحتوى وفقًا لذلك.

3.
لخص التفاصيل المهمة

يمكن فقدان الكثير من
الإشارات غير اللفظية والشخصية عبر الاتصال الرقمي، ولضمان الفهم تأكد من تلخيص
النقاط الرئيسية، وعمل إجراء مراجعة سريعة في اجتماعك عبر الإنترنت أو تقديم ملخص
مختصر في نهاية رسالة بريد إلكتروني مطولة والتي تسمى دقائق الاجتماع لتذكير الأشخاص
بما قِيل.

في الأخير، نتمنى لك أن
يساعدك الاتصال الشخصي والمهني من تحسين حياتك الشخصية والوظيفية وتحقيق الرفاه
فيها، وإذا كان لديك أي سؤال أو استفسار أو استشارة، لا تتردد في تركه لنا لخبراء
الاتصالات في وادي علم، لأنهم أفضل من يجاوبك عليه!